Workflows erstellen und duplizieren

• Navigation
• Grundlegende Workflows erstellen
  • Eine Aufgabe zu einem grundlegenden Workflow hinzufügen
  • Genehmiger zu einer Aufgabe hinzufügen
• Erweiterte (regelbasierte) Workflows erstellen
  • Regeln festlegen
• Workflow duplizieren
• Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen

Voraussetzung: Sie müssen entweder als Administrator oder als Redakteur mit dem Recht zur Verwaltung von Workflows angemeldet sein, um neue Workflows zu erstellen oder bestehende zu duplizieren.

Mit Canto Workflows können Sie Aufgaben erstellen, diese anschließend an Mitgliedern Ihres Teams zuweisen und Ihre Fertigstellung kontrollieren.

Hinweis: Workflows sind ein zusätzliches Feature von Canto. Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihren Account Manager, um dieses Feature freischalten zu lassen.

Sie müssen nicht den gesamten Workflow in einem Durchgang erstellen. Sie haben die Möglichkeit "Entwürfe" zu speichern - nachdem Sie die erforderlichen Grundinformationen (Name des Workflows und die Einrichtung einer Aufgabe, der Sie einen Namen geben und einen Genehmiger hinzufügen müssen - regelbasierter Workflow) angegeben haben. Sie können jeder Zeit zurückzukommen, um den Prozess abzuschließen.

Navigation

App Switcher > Workflows

Grundlegende Workflows erstellen

1. Wählen Sie im Benutzermenü Workflows. Die Workflow-Seite wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf Neu. Die Seite Workflow erstellen wird angezeigt.
   
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung (optional) für den Workflow ein. 
4. Legen Sie ein Startdatum fest. 
5. Der initiale Status wird automatisch vergeben. 
6. Der Besitzer kann ebenfalls geändert werden.
7. Standardmäßig ist der Typ auf Erweitert (regelbasiert) gestellt. Ändern Sie ihn zu Grundlegend oder informieren Sie sich über die erweiterte Workflow-Einstellung weiter unten.

Eine Aufgabe zu einem grundlegenden Workflow hinzufügen

1. Klicken Sie Aufgabe hinzufügen, um eine Aufgabe für den Workflow zu definieren.
2. Geben Sie der Aufgabe einen Namen und ein Fälligkeitsdatum.
   
3. Fügen Sie ggf. ein Album hinzu, das bearbeitet werden soll. Sie können auch neue Alben erstellen. Das Album wird immer unter dem zuletzt gewählten Ordner angelegt.
4. Dateien können zu der Aufgabe hinzugefügt werden, indem Sie auf Datei hinzufügen klicken.
5. Klicken Sie Speichern, um die Aufgabe zu erstellen.
6. Erstellen Sie weitere Aufgaben, bis der Workflow vollständig definiert ist. 
7. Klicken Sie Speichern (rechts oben), um die Erstellung des Workflows abzuschließen.

Genehmiger zu einer Aufgabe hinzufügen

1. Klicken Sie auf das Plus-Symbol.
   
2. Sie können zu jeder Aufgabe mehrere Genehmiger hinzufügen.
   Genehmiger können Admins, Redakteure oder Konsumenten sein.
   Hinweis: Sie müssen mindestens einen Genehmiger hinzufügen.
   • Genehmigende, die einer Aufgabe zugewiesen sind, erhalten Benachrichtigungen, wenn Aufgaben anstehen oder überfällig sind.
   • Genehmigende erhalten die Möglichkeit, zu bearbeiten/genehmigen/ablehnen/kommentieren.
   • Genehmigende können auch eine Vorschau der Dateien und eine Auswahl ihrer Metadaten sehen oder auf das entsprechende Asset klicken und alle Informationen in einem neuen Tab sehen.
3. Wenn Sie einen Teilnehmer hinzufügen wollen, gehen Sie wie beim Genehmiger vor. Klicken Sie anschließend auf das Stift-Symbol und wählen Teilnehmer.
   

Erweiterte (regelbasierte) Workflows erstellen

1. Klicken Sie auf Neu in der oberen rechten Ecke, um einen neuen Workflow zu erstellen.
2. Auf der nächsten Seite können Sie einen Namen, eine Beschreibung und ein Startdatum festlegen.
   Hinweis: Der Status kann beim Einrichten des Workflows nicht geändert werden.
   Sie können auch einen anderen Besitzer zuweisen.
3. Standardmäßig ist der Typ auf Erweitert (regelbasiert) eingestellt.
   
4. An dieser Stelle können Sie alle Alben auswählen, die Sie diesem Workflow hinzufügen möchten.
   Klicken Sie auf Hinzufügen und treffen Sie Ihre Auswahl. Bestätigen Sie den Vorgang mit Ok.
   Im unteren Teil des Fensters sehen Sie, wie viele Alben aktuell ausgewählt sind.
   Sie können auch neue Alben anlegen. Das Album wird immer unter dem zuletzt ausgewählten Ordner angelegt.
   Hinweis: Einzelne Assets können auch später noch hinzugefügt werden.
5. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen, um bestimmte Aufgaben einzurichten.
   Sie können die Aufgabe benennen, eine Beschreibung hinzufügen und ein Fälligkeitsdatum festlegen.
6. Dateien können der Aufgabe hinzugefügt werden, indem Sie auf Datei hinzufügen klicken.
   Dateien durchlaufen Workflows, d. h. sie werden an die nächste Person/Aufgabe "weitergereicht".
7. Sie können zu jeder Aufgabe mehrere Genehmigende hinzufügen. Bei den Genehmigenden kann es sich um Administratoren, Redakteure oder Konsumenten handeln.
   Hinweis: Sie müssen mindestens einen Genehmigenden hinzufügen.
   • Genehmigende, die einer Aufgabe zugewiesen sind, erhalten Benachrichtigungen, wenn Aufgaben anstehen oder überfällig sind.
   • Genehmigende erhalten die Möglichkeit, zu bearbeiten/genehmigen/ablehnen/kommentieren.
   • Genehmigende können sich eine Vorschau der Dateien und eine Auswahl ihrer Metadaten anzeigen lassen oder auf das entsprechende Asset klicken und alle Informationen in einem neuen Tab sehen.
8. Klicken Sie auf Speichern, um die Aufgabe zu erstellen. Sie finden diese unten in der Liste wieder.
9. Erstellen Sie weitere Aufgaben, bis Sie Ihren Workflow vervollständigt haben.

Regeln festlegen

Sobald Sie die erste Aufgabe erstellt haben, können Sie auf das Regeln-Tab wechseln, um Ihre Anforderungen zu spezifizieren.

1. Klicken Sie auf Regeln.
   
2. Unter Aufgabenstatus-Regel können Sie festlegen, was passieren soll, wenn
   • das Fälligkeitsdatum abgelaufen ist
   • die Aufgabe genehmigt wird
   • die Aufgabe abgelehnt wird
3. Sie können:
   - die nächste Aufgabe festlegen, die bearbeitet werden soll, wenn eine bestimmte Aufgabenstatus-Regel zutrifft
   - eine Metadatenvorlage auswählen, die angewandt werden soll, wenn eine bestimmte Aufgabenstatus-Regel zutrifft
   - einstellen, ob der Dateistatus auf Ausstehend, Genehmigt oder Eingeschränkt gesetzt werden soll, wenn eine bestimmte Aufgabenstatus-Regel zutrifft
4. Klicken Sie auf Speichern (oben rechts), um die Erstellung des Workflows abzuschließen.

Workflow duplizieren

1. Um einen Workflow zu duplizieren, öffnen Sie das Workflow-Menü in Ihrem Canto Konto.
   Die vorhandenen Workflows werden aufgelistet.
2. Klicken Sie das Duplizieren-Symbol bei dem Workflow, den Sie duplizieren wollen.
   Der duplizierte Workflow hat zunächst die gleichen Einstellungen wie der ursprüngliche.
   
3. Passen Sie den duplizierten neuen Workflow Ihrem Bedarf an.
   Sie können den Namen, die Beschreibung und das Startdatum ändern. Zudem können Aufgaben geändert, gelöscht und neu erstellt werden.
4. Klicken Sie Speichern, um die Konfiguration des Workflows abzuschließen.

Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen

Als Administrator erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Folgendes passiert:

• Workflow wurde abgeschlossen
• Workflow wurde erstellt
• Workflow wurde gelöscht
• Workflow-Aufgabe hat einen neuen Kommentar
• Neues Mitglied zur Workflow-Aufgabe hinzugefügt
• Workflow-Aufgabe kurz vor Fälligkeitsdatum
  - ein Tag vor dem Fälligkeitsdatum
• Workflow-Aufgabe ist überfällig
• Workflow-Aufgabe bearbeitet (Statusänderung)