- Neuer Freigabelink
- Bestehenden Link bearbeiten
- Geteilte Links verwalten
- Standardeinstellungen für geteilte Links
Bedingung: Sie müssen mit einem Adminkonto angemeldet sein, um geteilte Links verwalten zu können und um das Standardablaufdatum bearbeiten zu können.
Sie können Dateien mittels eines Freigabe- oder Download-Links mit Personen teilen, die keine Canto-Benutzer sind.
Hinweis:
- Erzeugte Links (von ausgewählten Assets) sind statisch, d.h. sie ändern sich nicht, wenn sich z.B. der Status der Datei in Canto ändert! Es ist im Nachhinein nicht möglich einzelne Assets aus einem geteilten Link zu entfernen.
Hinweis: Die einzigen Änderungen, die sich auf einen freigegebenen Link auswirkt, sind das Löschen seiner Assets aus Canto oder die Änderung der aktuellen Version. - Freigabelinks von Ordnern und Alben sind dynamisch. Dateien müssen auf genehmigt (Status) gesetzt werden, um sichtbar zu sein.
- Beachten Sie, dass die Empfänger eines freigegebenen Links keine Inhalte sehen können, die in einen eingeschränkten Ordner verschoben wurden (sie benötigen Zugriff auf den eingeschränkten Ordner).
- Admins/Redakteure können ausstehende und sogar eingeschränkte Assets freigeben, wenn sie einzeln oder in der Masse ausgewählt wurden (dies funktioniert nicht für Alben/Ordner).
- In den Einstellungen (Konfigurationsoptionen > Standardeinstellungen > Weitere Optionen) kann festgelegt werden, ob Dateien mit dem Status Ausstehend auch in Kollektionen-Links angezeigt werden sollen. Dies gilt nur für Links, die durch Admins/Redakteure geteilt werden.
Neuer Freigabelink
So teilen Sie eine Datei mit anderen:
- Bewegen Sie die Maus auf die Miniaturansicht der Datei, die Sie teilen wollen und klicken Sie das Teilen-Symbol.
- Der Teilen-Dialog wird angezeigt.
- Klicken Sie auf das Link-Symbol
Sie können einen neuen Link erzeugen oder einen bestehenden Link bearbeiten. - Klicken Sie Neuer Link.
Hinweis: Wie Sie einen bestehenden Link bearbeiten wird weiter unten erklärt.
Ein Dialog mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten wird angezeigt.
Hinweis: Wenn die Option Benachrichtigen an mich, wenn der Link aufgerufen wird aktiviert ist, erhalten Sie nur einmal pro Benutzer, der Ihren freigegebenen Link geöffnet hat, eine Benachrichtigung.
- Legen Sie einen Namen fest (dies ist ein Pflichtfeld).
- Legen Sie gegebenenfalls eine Ablaufdatum für den Link fest.
- Treffen Sie weitere Einstellungen, klicken Sie dann Link erstellen.
Der Link wird erstellt und angezeigt. Gleichzeitig wird der Link automatisch in die Zwischenablage kopiert. (Zusätzlich besteht die Option auf das Feld "In die Zwischenablage kopieren" zu klicken).
Sie können den Link aus der Zwischenablage in eine beliebigen Anwendung einfügen, z.B. in eine E-Mail, einen Chat, in ein Dokument oder in eine Webseite.
Bestehenden Link bearbeiten
Gehen Sie wie oben beschrieben vor, bis zu Schritt 4, wählen Sie hier Bestehender Link. Es wird eine Übersicht der gespeicherten Freigabelinks angezeigt.
- Klicken Sie Auswählen, um einen gespeicherten Freigabelink zu bearbeiten. Ein Dialog mit den verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten wird angezeigt.
- Klicken Sie Dateien hinzufügen, wenn Sie die Eigenschaften des Links fertig bearbeitet haben.
Hinweis: Sie können nur dann weitere Dateien zu einem Freigabelink hinzufügen, wenn der Freigabelink nicht zum Teilen einzelner Dateien verwendet wurde. Wenn Sie stattdessen ein ganzes Album geteilt haben, fügen Sie einfach die Dateien in der Hauptbibliothek diesem Album hinzu, um sie im Freigabelink anzuzeigen.
Geteilte Links verwalten
Als Administrator können Sie eine Liste aller erzeugen Freigabe- oder Kollektinen-Links und aller per E-Mail geteilter Dateien anzeigen lassen.
So zeigen Sie die Liste der Geteilten Links an:
- Wählen Sie im Benutzermenü den Eintrag Einstellungen > Links & Verbindungen > Freigabelinks.
Die Liste wird angezeigt. Sie können den Zeitraum konfigurieren, für den geteilte Links angezeigt werden. - Legen Sie fest welche Inhalte in der Übersicht angezeigt werden sollen.
Standardeinstellungen für geteilte Links
Als Administrator können Sie festlegen, dass Download-Links nach einer bestimmten Anzahl von Tagen ablaufen. Danach kann die geteilte Datei nicht mehr über den Link aufgerufen werden.
- Wählen Sie im Benutzermenü den Eintrag Einstellungen > Tab Konfigurationsoptionen > Standardeinstellungen > Tab Weitere Optionen.
Scrollen Sie gegebenenfalls bis zum Abschnitt Kollektion und Kollektionen-Links per E-Mail teilen.
- Aktivieren Sie gegebenenfalls die Checkbox Ablaufdatum festlegen und geben Sie die entsprechende Anzahl von Tagen bis zum Ablauf des Links ein.
- Legen Sie gegebenenfalls weitere Optionen für Download-Links fest.
Hinweis: Sie können die Standardeinstellungen beim Erstellen der Links wieder überschreiben.