Kategorien dienen der allgemeinen, groben Einteilung. Mit anderen Worten, Kategorien sollten so umfassend gewählt werden, dass sie einen möglichst großen Bereich abdecken.
Hinweis: Kategorien können nur von Canto-Administratoren erstellt werden. Sowohl Administratoren als auch Redakteure können Dateien Kategorien zuordnen.
Die folgenden Überlegungen erleichtert das Arbeiten mit Kategorien:
- Denken Sie beim Zuweisen von Kategorien an die fünf Ws – Wer, Was, Wann, Wo und Warum.
- Vermeiden Sie grammatische Inkonsistenzen – Plural vs. Singular, Zeitformen, ...
- Vermeiden Sie Homonyme (gleichlautende) Begriffe.
- Vermeiden Sie Inkonsistenzen bei Abkürzungen und Akronymen – wenn Sie ein Asset mit KI kategorisieren, ein andere mit Künstliche Intelligenz, können für Verwirrung sorgen.
- Vermieden Sie Kategorien mit allzu enger Bedeutung.
- Vermeiden Sie Kategorien mit allzu umfassender Bedeutung (eine Kategorie Marketing ist z.B. nicht besonders nützlich, wenn Ihre Bibliothek größtenteils Marketing-Unterlagen enthält).
- Mit Bedacht ausgewählte und einfache Kategorien führen zu einer intuitiven, im besten Fall selbsterklärenden Suchstruktur.
- Außer den eigentlichen Metadaten können Sie in Canto einer Datei weitere Einzelheiten hinzufügen, um die Informationen zu vervollständigen. Felder wie Name, Datum, Größe und Beschreibung können Informationen enthalten, die die Suche nach Assets erleichtern.