Eine durchdachte Ordner- und Alben-Struktur kann die Suche nach relevanten Inhalten erheblich erleichtern. Eine solche Struktur ist etwas ganz anderes als die tief verschachtelten Ordner, die man aus früheren Bibliotheken kennt.
Eine reine Ordner-Struktur bei der in jedem Ordner immer wieder neue Ordner stecken, erfordert meist eine Vielzahl von Klicks, bis man endlich das findet, was man sucht.
Mit einer sorgfältig vorbereiteten Ordner- und Alben-Struktur können solche tief verschachtelten Hierarchien vermieden werden.
Was ist also die optimale Vorgehensweise beim Einrichten einer Ordner- und Alben-Struktur?
- Sortieren Sie ihre Ordner nach Gruppen (wie Lebensmittel, Sport, Abteilung, ...), nach Datum (Jahr, Quartal, Monat, ...), Status (Entwurf, Fertig, Archiv) – lauter hilfreiche Unterteilungen, wenn es darum geht, große Mengen von Daten in kleinere, besser handhabbare Pakete zu schnüren.
- Ordner und Alben unterscheiden sich folgendermaßen: Ordner können andere Ordner und Alben enthalten, Alben können nur Dateien. Wichtig: Dateien können nicht direkt in einem Ordner abgelegt werden. Vielmehr muss ein Ordner ein Album enthalten, in dem dann die Dateien liegen.
- Halten Sie die Ordner möglichst schlank und begrenzen Sie die Anzahl der erhaltenen Alben. Mit höchstens 20 - 30 Alben pro Ordner behalten Sie leichter die Übersicht.
- Für Ordner, die mehr als 20 - 30 Alben enthalten, bieten sich Kategorien als weitere Möglichkeit an. Bei großen Mengen von Assets helfen Kategorien, zusammen mit zusätzlichen Suchkriterien und Filtern, ein möglichst präzises Suchergebnis zu erhalten.
- Vermeiden Sie es, Ordnern und Alben die gleichen Namen zu geben wie den Kategorien. Mehrfach vergebene Namen führen immer zu Inkonsistenzen und machen ihre Suchergebnisse unzuverlässig.